Простые правила для тех кто хочет написать электронные письма

Правила

Электронная почта присутствует в нашей жизни уже много лет, но многие до сих пор не научились ей пользоваться. Имею в виду не простой технический навык — открыть, написать, отправить, а культуру, правила написания деловых писем — их почти нет, и это удивительно.

Отстутствие культуры вызывает разные закономерные реакции, начиная от вполне сдержанных, как у Артемия Лебедева, заканчивая предельно эмоциональными, как у Елены Торшиной (см. ссылки ниже). Не рискуя впадать в крайности, написал эту статью, адресую ее в первую очередь своим клиентам, которые обращаются за получением технической поддержки, или тем, кто собирается стать таковым, а также тем, кто не собирается.

Тема

Заполняйте поле «Тема». В теме должно отражаться ключевая мысль письма. Вообразите, вы писатель, письмо — ваша книга, а «Тема» это ее название.

Если начинаете новую переписку с тем же адресатом, меняйте и тему.

Приветствие

Обращаясь к собеседнику — здоровайтесь. Видимо, не всех в детстве научили это делать. Вы не будете выглядеть круто, забывая здороваться и обращаясь к незнакомым на «ты».

Пожалуйста, откажитесь от фразы «Доброго времени суток» — нет лучше способа показать отсутствие культуры. Никто не обидется из-за того, что прочитает «Добрый день», хотя у него на дворе утро или вечер, и не подумает о вас плохо. А если все же трудно решиться, то есть универсальный вариант — «Здравствуйте», который подойдет на все случаи жизни. Достаточно один раз поместить его в шаблон письма, чтобы уже забыть и больше не возвращаться к данному вопросу.

Панибратство, фамильярность при общении с незнакомым человеком и без его согласия не допускаются. Например, «Здравствуйте, Сергей» — это высший пилотаж, очень хорошо. «Привет, Серёга» — это кандидат на вылет, который получит внимание в последнюю очередь, и с ним, по всей вероятности, вести дела никто не захочет.

История переписки

Сохраняйте историю переписки при ответе. Это ускоряет работу и решение вашего вопроса. В противном случае, вашему корреспонденту приходится поднимать массив старых писем, искать подробности и напрасно тратить время на ерунду, вместо того, чтобы заниматься реальным делом, вашим делом.

Вложения

Не вставляйте изображения в тело письма. Это мешает видеть картинку в актуальном размере, детали изображения или скриншота становятся мелкими, их трудно рассмотреть. Лучше прикрепляйте изображение к письму, отправляйте его как вложение, аттачмент, подобная опция есть везде — и в почтовых сервисах, и в клиентах.

Что категорически не нужно делать — создавать текстовый файл Word, вставлять картинки в него, архивировать файл и в таком виде отправлять. Просто прикрепите изображения к электронному письму как есть.

Еще один хороший вариант — сделать скриншот в онлайн-сервисе типа joxi.ru и дать ссылку на него в тексте.

Подпись

На счет подписи имеются разные мнения, но в целом все сходятся на том, что подпись должна быть текстовая и по возможности короткая. Не стоит использовать в качестве подписи картинки. Со скрипом, исключение можно сделать для писем офисных работников — корпоративная культура часто демонстрирует образчики идиотизма, с этим ничего уже не поделать.

Стиль

Каждое предложение должно начинаться с большой (заглавной) буквы и заканчиваться знаком препинания — точкой, вопросительным знаком. Каждый абзац начинается с новой строки. Это кажется очевидным, но опыт показывает, что не для всех. Избегайте капса и смайлов. Написав письмо, не торопитесь отправлять его, перечитайте хотя бы один раз, убедитесь, что ваша мысль изложена понятно и четко.

Один вопрос — одно письмо

Дурной тон и большое неудобство, когда один вопрос рассеивается на несколько писем. Если есть проблема, пишите конкретно и сразу, в чем она заключается. Не нужна длительная прелюдия на десять писем типа «У меня проблема, нужна помощь», «Сможете помочь» или, прости господи, «Вы здесь?».

Как мы видим, это простые правила, их применение не требует академического образования, оно по плечу любому. Фактически, в любых делах, которые мы делаем, должен быть метод, порядок, следование общепринятым правилам. Это нужно, чтобы выполнить дело хорошо и быстро, и не выглядеть при этом как тополёк. О вас обязательно будут судить по тому, что и как вы написали, и делать выводы. Поэтому старайтесь быть на уровне, произведите хорошее впечатление.

Ссылки по теме:

А. Лебедев, «Культура электронного письма»
Е. Торшина, «Инструкция… как пользоваться рабочей почтой» (18+)